Prowadzisz firmę albo biznes i chcesz poszerzyć swoją działalność poza Polskę? Aby prowadzić handel zagraniczny, potrzebujesz wcześniej zalegalizować swoje polskie dokumentów do obrotu prawnego za granicą. O tym jak krok po kroku przejść przez ten proces, pokazujemy w tym artykule.
Prawdopodobnie wraz z rozpoczęciem współpracy z kontrahentem z zagranicy będziesz potrzebować m.in.: potwierdzić dotychczasową działalność gospodarczą czy legalność wystawianych przez Twoją firmę dokumentów handlowych.
Dokumenty handlowe – które podlegają legalizacji?
Od tego, które dokumenty będziesz musiał zalegalizować zależą od wymagań Twojego partnera biznesowego oraz od wymagań w odniesieniu do kraju, w którym będą używane. Poniżej przygotowaliśmy listę dokumentów, które należy zalegalizować, aby nadawały się do obrotu prawnego za granicą.
Do najczęściej legalizowanych dokumentów należą m.in.: faktury handlowe, umowy, deklaracje, specyfikacje, świadectwa weterynaryjne, sanitarne czy tłumaczenia (oprócz przysięgłych).
Legalizujemy faktury eksportowe i specyfikacje w tym: świadectwa: pochodzenia, zdrowia, analizy, wolnej sprzedaży oraz świadectwa zgodności z normami. Wszelkie umowy, aneksy, cenniki, poparcia wizowe czy cenniki.
Dzięki legalizacji wskazujemy autentyczność dokumentów wystawionych przez polski podmiot gospodarczy oraz autentyczność podpisów znajdujących się na naszych dokumentach. Jeśli dany dokument handlowy jest unikalny i nie może zostać wysłany do klienta to potwierdzenie może być wystawione w formie kserokopii dokumentu wraz z jego oryginałem. Wszystkie powyższe wymogi są wyrażane w postaci zapisów w kontraktach, specyfikacjach, przepisach importowych, warunkach zamówień, zapisków z korespondencji czy rozmów handlowych.
Jeśli nie chcesz jeździć do Warszawy czy męczyć z dodatkowymi formalnościami – możesz zlecić to do wykonania profesjonalistom. Korzystając z pomocy Aina.pl nie musisz martwić o prawidłowe przygotowanie dokumentów – firma dokona niezbędnych opłat, przygotuje dokumenty do procedury, ale również odbierze za Ciebie zalegalizowane dokumenty. Korespondencyjnie apostille może trwać nawet 3 tygodnie, a z Aina.pl dokumenty masz zalegalizowane nawet w 1 dzień (plus czas na przesłanie dokumentów).
Gdzie legalizujemy dokumenty handlowe?
Krajowa Izba Gospodarcza (KIG)
Jest to pierwsza instytucja, gdzie zostaniemy skierowani, jeśli potrzebujemy zalegalizować nasze dokumenty. Aby zalegalizować dokumenty i spełnić wymogi KIG trzeba przygotować dokumenty rejestracyjne i dokumenty do legalizacji.
Wśród dokumentów rejestracyjnych znajdują się:
• dokumenty z organów rejestrowych potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, • zaświadczenia o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON, • decyzje albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP), • uwierzytelnione wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego.
Wszystkie kserokopie powyższych dokumentów są potwierdzane za zgodność z okazanym oryginałem.
Natomiast dokumenty do legalizacji przedkłada przedsiębiorca w określonej przez niego liczbie egzemplarzy. Trzeba uwzględnić jeden, dodatkowy egzemplarz przeznaczony do dokumentacji, który pozostanie w KIG. Z wymogów formalnych, każdy z przedłożonych do legalizacji dokumentów powinien zawierać oryginalne podpisy przedstawicieli przedsiębiorstwa. Przy składaniu dokumentów trzeba również wypełnić wniosek o legalizację. Znajduje się on na stronie Krajowej Izby Gospodarczej lub w jednej z placówek tej instytucji na terenie Polski.
Po legalizacji w KIG dokument może być legalizowany dalej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w Warszawie.
Legalizacja w MSZ
W zależności od wymagań Twojego zagranicznego kontrahenta, dokumenty mogą wymagać dalszej legalizacji przez odpowiednią placówkę Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Dopiero wtedy proces legalizacji można uznać za zakończony. Tutaj w zależności od państwa, w którym będziesz posługiwać się dokumentami, musisz ubiega się o apostille lub legalizacje połączoną z legalizacją w konsulacie. O tym jaka jest różnica między apostille a legalizacją pisaliśmy tutaj.
Trzeba również pamiętać, że bardzo często również może się okazać, że dla części lub wszystkich Twoich dokumentów trzeba będzie wykonać tłumaczenie przysięgłe na język obcy.
Masz jakieś pytania? Napisz do nas: https://www.aina.pl/legalizacja