Zarówno apostille, jak i legalizacja stanowią poświadczenie, które dowodzi, że dany dokument pochodzi z odpowiedniego urzędu i jest autentyczny. To umożliwia legitymowanie się nim za granicą. O tym, jakie są różnice między legalizacją dokumentów a apostille dowiesz się z tego artykułu.
Kiedy może być Ci potrzebna legalizacja dokumentów?
Podróżując po świecie – zarówno w celach biznesowych, jak również prywatnych – możemy dojść do takiego momentu w życiu, gdzie będziemy potrzebować zalegalizować swoje polskie dokumenty za granią. Wtedy pojawia się pytanie – co zrobić, gdzie potrzebujemy zalegalizować akt zawarcia związku małżeńskiego za granicą? Akt urodzenia czy świadectwo pracy? Wtedy potrzebne będzie apostille bądź legalizacja.
Legalizacja i apostille – czym się różnią?
Zgodnie z postanowieniem Konwencji haskiej z roku 1961 r. zniesiono wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych przez placówki dyplomatyczne lub urzędy konsularne. Tym samym kilkadziesiąt państw, które podpisały powyższe porozumienie – zniosło obowiązek legalizacji dokumentów urzędowych w celu posługiwania się nimi za granicą w Ambasadzie danego kraju na terenie Polski, wprowadzając tzw. apostille.
Czym jest apostille? Jak je uzyskać?
Apostille stanowi znacznie łatwiejszą i szybszą drogę na potwierdzenie legalności dokumentów. W Polsce organem wydającym takie poświadczenie jest Dział Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Klauzula apostille jest wydawana w formie osobnego dokumentu lub pieczęci na dokumencie. O apostille możesz ubiegać się samodzielnie, drogą korespondencyjną lub przez firmę pośredniczącą taką jak Aina.pl
Które kraje są sygnatariuszami konwencji haskiej?
Chcesz sprawdzić, czy kraj do którego masz zalegalizować dokumenty podpisał konwencje haską i możesz ubiegać się o apostille? Skorzystaj z listy znajdującej się pod tutaj.
Co będzie potrzebne, aby uzyskać apostille?
W przypadku, gdy ubiegasz się o apostille samodzielnie, pamiętaj o wcześniejszym: złożeniu odpowiedniego wniosku o wydanie apostille, przygotowaniu dokumentów i uiszczeniu opłaty skarbowej. Co ważne – nie ma możliwości poświadczenia dokumentów elektronicznych. Przechodząc do meritum, w zależności o tego, ile dokumentów chcesz poświadczyć np. dwa akty urodzenia dzieci oraz dowód wniesienia opłaty skarbowej – czeka Cię podwójna opłata za legalizację każdego dokumentu oddzielnie. Cena za apostille jednego dokumenty to koszt 60 zł (stan: 01.02.2020). Opłaty można dokonać przelewem bankowym albo u u inkasenta Urzędu M. St. Warszawy przy Referacie ds. Legalizacji MSZ na ulicy Kruczej 8/42, w godz. 9:00 – 14:00 (płatność przyjmowana gotówką lub kartą). Przed wizytą w Warszawie, należy wypełnić specjalny „Wniosek o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą”.
Jeśli nie chcesz jeździć do Warszawy czy męczyć z dodatkowymi formalnościami – możesz zlecić to do wykonania profesjonalistom. Korzystając z pomocy Aina.pl nie musisz martwić o prawidłowe przygotowanie dokumentów – firma dokona niezbędnych opłat, przygotuje dokumenty do procedury, ale również odbierze za Ciebie zalegalizowane dokumenty. Korespondencyjnie apostille może trwać nawet 3 tygodnie, a z Aina.pl dokumenty masz zalegalizowane nawet w 1 dzień (plus czas na przesłanie dokumentów).
A co w przypadku, jeśli kraj do którego potrzebujesz poświadczyć dokumenty nie należy do konwencji haskiej? Wtedy musisz ubiegać się o legalizacje dokumentów.
Legalizacja dokumentów – jak uzyskać?
Już ustaliliśmy sobie, że legalizacja dokumentów obejmuje kraje, które nie podpisały konwencji haskiej. Aby ubiegać się o legalizację polskich dokumentów do obrotu prawnego za granicą – trzeba najpierw złożyć wniosek. Procedura składania jest analogiczna jak przy apostille. Wniosek o legalizację dokumentów można pobrać na stronie MSZ. Opłata skarbowa za każdy jeden dokument to 26 zł za każdy poświadczany dokument. Niestety – w przeciwieństwie do apostille, ten proces nie kończy się na pierwszym etapie. Zalegalizowane w MSZ dokumenty należy przedłożyć właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa, dopiero po dokonaniu dodatkowej legalizacji w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego państwa akredytowanym na terytorium RP. Naturalnie wiąże się to z dłuższym czasem i większymi kosztami.
Jak zalegalizować dokument?
Przykładowo, jeśli chcesz zalegalizować akt urodzenia i przedłożyć do w kraju, który nie podpisał konwencji Haskiej (np. RPA), na początku należy wykonać legalizację w MSZ, a później w konsulacie Republiki Południowej Afryki. W każdej ambasadzie obowiązują indywidualne zasady, stąd w niektórych trzeba najpierw przedłożyć tłumaczenie przysięgłe konkretnego dokumentu. Każde tłumaczenie przysięgłe traktowane jest jako oddzielny dokument.
Jeśli nie chcesz biegać po ambasadach, placówkach MSZ czy tłumaczach przysięgłych wyręczy Cię Aina.pl. Firma pośrednicząca załatwić te wszystkie formalności za Ciebie szybko i bez wychodzenia z domu.
Które dokumenty podlegają legalizacji i apostille?
Wśród dokumentów, które podlegają legalizacji i aspostille można wskazać dokumenty np. akty stanu cywilnego (czyli akty urodzenia, zawarcia małżeństwa czy akty zgonu). Poświadczenia wymagają również dokumenty sądowe (z widoczną pieczęcią prezesa sądu), dokumenty administracyjne, akty notarialne (podpis notariusza musi być uwierzytelniony przez odpowiedni, przynależny notariuszowi sąd okręgowy). Legalizuje się również oryginały dyplomów, wypisy z rejestrów, wyroki sądowe oraz zaświadczenia urzędowe na dokumentach prywatnych.